Корзина
Нет отзывов, добавить
Методика проведении внутреннего аудита состояния ОХРАНЫ ТРУДА
Контакты
Ваш офис ОХРАНЫ ТРУДА
Наличие документов
Знак Наличие документов означает, что компания загрузила свидетельство о государственной регистрации для подтверждения своего юридического статуса компании или физического лица-предпринимателя.
+380 показать номер
+380 показать номер
Александр Владимирович
УкраинаОдесская областьОдессаул.Левитана 10365114
Карта

Методика проведении внутреннего аудита состояния ОХРАНЫ ТРУДА

Методика  проведении внутреннего аудита состояния ОХРАНЫ ТРУДА
Методика проведении внутреннего аудита СУОТ 1. ЦЕЛЬ И СФЕРА ДЕЙСТВИЯ Эта методика устанавливает распределение ответственности и порядок планирования, выполнения, документирования и анализа результатов внутренних проверок (внутреннего аудита) системы управления охраной труда, которые проводятся с целью оценки степени выполнения требований, предъявляемых к системе, определения эффективности ее функционирования, разработки мер по ее улучшения. Положения этой методики распространяются на все подразделения предприятий. 2. Определение и сокращения Внутренний аудит охраны труда - систематический и независимый анализ, позволяющий определить соответствие деятельности и результатов в области охраны труда требованиям нормативно-правовых актов по охране труда и запланированным мероприятиям, а также эффективность их внедрения и при¬датнисть для поставленных целей. Аудитор - специалист, имеющий квалификацию для проведения переви¬рок управления охраной труда и предназначен руководством предприятия для подготовки и проведения внутреннего аудита, включая оформлен¬ня всех необходимых документов. Предупреждающее действие - мера, принятая с целью предупреждения нежелательной си¬туации. Корректирующее действие - мера, принятая для устранения причин существующей никак соответствия или нежелательной ситуации, с целью предупреждения ее повторного возникновения. Несоответствие - невыполнение установленной требования (в частности, несоблюдение нормативно-правовых актов по охране труда, нарушение требований безопасного ведения работ, неправильное ведение документации и т.д.). М - Методика. ВОП - ответственный за охрану труда. КП - руководитель подразделения, проверяется. СУОТ - Система управления охраной труда. 3. Ответственность Ответственность за систематическое проведение анализа и оценки ефективности и соответствия установленным требованиям действующей на предприятии системы управления охраной труда несет работодатели-тель. За планирование и обработку результатов внутреннего аудита соответствует ВОП. КП несут ответственность за всестороннее содействие проведению аудиту, предоставление аудиторам всей информации, которую они спрашивают, своевременное и качественное выполнение корректирующих действий. Для проверки руководителей предприятий работодатель назначает аудиторов из представителей дирекции или приглашает сторонних аудиторов. Корректирующих действий контролирует ВОП. 4. ОПИСАНИЕ МЕТОДИКИ 4.1. Планирование внутреннего аудита 4.1.1. Внутренние аудиты делятся на плановые, которые должны обязательно регу-лярно проводиться на предприятии, и внеплановые, назначаемых в случае необходимости. Аудиты, как правило, имеют одну или несколько целей, в частности: - Выяснение истинного положения вещей в сфере деятельности, проаеряется; - Определение соответствия элементов СУОТ требованиям к их документального оформления и практической реализации; - Установление того, насколько эффективно действующая система позволяет решать принятые в сфере охраны труда задания; - Проверку выполнения требований нормативно-правовых актов по охране труда; - Выявление возможностей совершенствования системы; - Облегчение проведения внешних проверок. Аудиты системы не являются контролирующими мерами (например, со стороны Держнаглядохоронпраци Украины), а имеют целью объективно и беспристрастно (нейтрально) выяснить фактическое состояние по охране труда на данном производстве. 4.1.2. Плановые внутренние проверки СУОТ проводятся в каждом подразделении предприятия не реже одного раза в год. Для этого СОТ составляет годовой "План-график внутреннего аудита" на следующий год, визирует и предоставляет его до 20 декабря текущего года на утверждение роботодателями. В плане-графике для каждого подразделения, проверяться, указывает ются следующие данные: порядковый номер проверки, дата и время проведения аудита, на-йменування подразделения, проверяться, фамилия, инициалы и должность КП, раздел СУОТ проверяемых фамилии и инициалы аудиторов. Для каждой проверки назначаются минимум два аудитора, аудиторы персонально не должны зависеть от подразделения, которое прове-ряется, и его руководства. Каждый элемент системы управления охраной труда следует включать в проверки на предмет эффективности его действия в общей СУОТ предприятия не реже одного раза в год. 4.1.3. В случае необходимости, по распоряжению работодателя, могут дополнительно назначаться внеплановые аудиты. Это может быть вызвано, например, следующими причинами: - Чтобы убедиться в том, что СУОТ продолжает отвечать установленным требованиям и функционирует; - В результате существенных изменений, например, проведение реорганизации, внесении изменений в саму систему или в организационно-методические документы; - При опасности наступления или недостаточном обеспечении уровня безопасности, эксплуатационных показателей или надежности процессов, учитывая их несоответствие установленным требованиям; - При необходимости проверки того, что необходимые корректирующие действия предприняты и принесли ожидаемый результат; - При оценке СУОТ в связи с изменениями нормативно-правовых актов по охране труда. При назначении внеплановых аудитов СОТ включает их в «Плана-графика внеплановых аудитов». 4.1.4. Лиц, проверяемых и КП сообщают о назначенном аудит не позднее чем за неделю до его проведения. Допускается смещение сроков внутреннего аудита по взаимной договоренности аудитора и СОТ, но не более чем на 1 месяц. Об этом делается отказе-тка в графе "Примечания" планом-графиком. Своевременное уведомление всех лиц, имеющих отношение к аудиту, должен обеспечить СОТ. Руководитель обеспечивает сообщение работникам подразделения о сроке назначенного аудита и сообщает персоналу о непривлечении к ответственности в случае выявления несоответствий, нарушений с целью создания доверительных отношений при проведении аудита. Аудитор предназначен для проверки конкретного подразделения или сферы деятельности, руководствуется «Контрольным письмом аудита» для документального проследить своих действий на протяжении всей подготовки и проведения аудита. 4.2. Требования к аудиторам 4.2.1. Для выполнения проверок как аудиторы могут быть допущены специалис-ты, которые прошли надлежащую подготовку (обучение) и практически приняли участие в двух проверках как стажеры. Подготовка аудиторов может проводиться во внешних специализова¬них организация по получением удостоверений о прохождении обучения или непосредственно на предприятии под руководством ВОП с последующей аттестацией. Объем подготовки должен быть таким, чтобы обеспечить компетентность аудитора как в вопросах охраны труда на предприятии, так и в правилах проведения проверок, в частности: - Знание нормативно-правовых требований по охране труда, на соответствие которым осуществляются проверки; - Методы и техника осмотра, опроса, оценки и подготовки отчетов - Дополнительные навыки, необходимые для проведения проверок, такие, как общение, документирования, способность к управлению, умение планува¬ты и анализировать. 4.2.2. личные качества Аудитор должен: - Иметь достаточно широкий кругозор; - Быть выдержанным; - Владеть логическим мышлением и твердостью воли; - Уметь реально оценивать ситуацию; - Понимать роль подразделений, их деятельности и выполняемых процессов. Эти качества необходимы аудитору для того, чтобы: - Беспристрастно собирать факты и оценивать объективные доказательства; - Хранить верность целям проверки без опасения или предубеждения; - Постоянно оценивать результаты проверки; - Строить свои отношения с опрашиваемым персоналом так, чтобы най¬ лучшим или ном способствовать достижению целей проверки; - Осуществлять процесс проверки, не отвлекаясь на второстепенное; - Посвящать все внимание проверке и оказывать поддержку процесса проверки; - Реагировать быстро и адекватно в конфликтных ситуациях; - Делать объективные выводы на основании проведенных наблюдений; - Сохранять твердость выводу, несмотря на попытки давления внести изменения, не обоснованы доказательствами. 4.3. подготовка аудита 4.3.1. На стадии подготовки аудиторы должны в первую очередь собрать и проанали-вать регламентирующую документацию (положения, инструкции, методики и т.д.) по объекту, который будет проверяться, на видповид¬нисть действующих в подразделении правил требованиям нормативно-правовых актов по охране труда. Кроме того, они учитывают и изучают все документы, касающиеся подразделения, перевиряеть-ся, результаты предыдущих аудитов, а также нормативно-правовые требования. Проверка используемой документации е начальной стадией аудита, и полученные данные могут фиксироваться в опросном листе. Необходимо убедиться, что вся документация актуализирована, учтена и идентифи¬кована. В противном случае может быть зафиксирована несоответствие. При этом аудиторы могут проконсультироваться с КП и спросить информацию. В частности, они должны получить точные данные о кадровом составе ро-битников подразделения, проверяется, а также о его организационную структу-ру, подчиненность и распределение полномочий. При необходимости аудиторы уточняют с КП, кто из сотрудников будет участвовать в проверке. 4.3.2. В ходе указанного анализа аудитор определяет темы и блоки вопросов, учитывая особенности функционирования СУОТ, присущие именно этому подразделению. Главная цель, которую должен ставить перед собой аудитор, по¬лягае в том, чтобы в результате проведения проверки получить достаточный объем информации и данных, который позволяет четко установить: - Все ли документы и другие данные, которые используются для описания сис¬темы и действие-ности подразделения, является адекватным для достижения поставленных целей в области охраны труда; - Можно утверждать, что персонал, который проверяется, имеет в своем распоряжении, понимает и использует положения, методики, инструкции и другие действующие документы, описывающие правила и требования функционирования СУОТ. На основе изучения указанных документов аудитор составляет список базових вопросов, которые заносит в «опросный лист аудита». Количество вопросов не рег-ламентуеться. К вопросам относится главное требование, чтобы они охватывали в целом все темы и виды деятельности, которые предстоит проверить, исходя из постав-ной цели и задач аудита. Состав вопросов аудита является комбинацией: - Вопросов о наличии организационно-методических документов, регулирующие порядок осуществления рабочих процессов; - Вопросов для выяснения, ознакомлены работники с указанными документами, знают ли они их содержание; - Вопросов для подтверждения, что исполнители придерживаются требований и выполняют работы в соответствии с методическими указаниями; - Вопросов, которые позволяют убедиться, что результаты выполняемых ис-дами работ документируются должным образом. В процессе проведения аудита, как правило, возникает необходимость ставить дополнительные, отражающие специфику работы, конкретизирующие вопросы, аудитор дописывает в опросный лист по мере возникновения. Базовые опросные листы могут быть заранее переданы КП для полег-ния подготовки к аудиту сотрудников подразделения. Аудиторская проверка не может быть проведена внезапно, во время проверки не могут относиться несподи-ные вопросы. 4.4. проведение аудита 4.4.1. Непосредственно перед началом проведения аудита проводится поп-ний совещание, в котором принимают участие аудиторы, КП и сотрудники проверяемого подразделения. Это совещание ведет главный аудитор. Его задачей является освещ-тленном и согласования таких вопросов, как: - Взаимное представление; - Обзор сферы деятельности и цели аудита; - Изложение порядка проведения проверки с уточнением очередности встречен-чей, посещений и времени; - Выяснение всех необходимых или непонятных деталей аудита, напри¬клад, по-рядке фиксации несоответствий, составление отчета, назначение корректирующих мероприятий. 4.4.2. Предназначены аудиторы должны провести запланированный аудит в пого-Джен срок непосредственно в подразделении, проверяется, на рабочих местах опрошенных сотрудников. При этом они используют опросные листы, процедуры, рабочие инструкции и другие руководящие документы. Аудиторы проводят сбор информации доказательного подтверждения путем опроса работников, анализа использовать подразделении документов, осмотра и наблюдения за деятельностью и условиями на рабочих участках. Опрос проводится в виде собеседования с отдельными працив¬никамы. Основные вопросы аудитор задает с опросного листа. Однако он не обяза-заний зачитывать их точные формулировки. Аудитор должен проявить определенную гибкость в ведении опрос, чтобы создать атмосфе¬ру непринужденной, открытой беседы, в которой собеседник с готовностью дает необходимую информацию. При этом аудитор не должен упускать из виду цель аудита и одновременно не обрывать резко отвечающего. Аудитору нельзя допускать как ведение пустых разговоров, так и чисто формального отработки только опросного листа. Противоречия и неясности необходимо обязательно обсудить и проанализировать. Ответы опрошенных должны быть подтверждены, по возможности, документально. С этой целью аудитор просит показать ему реестраций¬ний или отчетный документ, касающийся темы, соответствующий протокол, акт, конкретный запись, визу и т.п. или делает нужный вывод на основании аналогичных утверждений других опрошенных сотрудников. В обязанности аудитора входит также проверка рабочей документации на местах, правильности ее ведения, хранения, использования, идентификации отдельных экземпляра, 4.4.3. Все полученные в качестве подтверждения сведения и конкретные данные ауди¬торы по-виноваты фиксировать в опросном листе непосредственно в ходе про¬ ведения внутреннего аудита с указанием названий (обозначений) и номеров подтверждающих к-тов (проверяемых). Для более содержательной оценки ответов по аудиту их результаты записываються в графы опросного листа по трехбалльной системе: "1" - выполнено, отвечает; "2" - частично выполнено, допустим; "С" - не выполнено, не отвечает. Если по любой позиции ответ не требуется (не касается), то в отвечает Вене графе ставится прочерк. 4.4.4. Если в ходе проверки оказывается недостаток или ответ лица, пе-ревиряеться, не подтверждается (не соответствует действительности, неправильная, отсутствуют необходимые записи, документы), то это определяется как возможное несоответствие. Аудитору следует убедиться, что выявлено несоответствие действительности имеет место. Установлены несоответствия должны конкретизувати¬ся с приведением примеров или четких описаний. При этом не допускаются никакие обвинения или упреки. По-заданием аудитора является лишь определение истинного состояния, фиксация факта. При оценке «2» несоответствие оценивается как незначительная, такая, что может быть легко исправлена ​​и, как правило, не требует назначения коригу¬вальних мероприятий. При оценке «С» несоответствие является существенной и требует проведения корректировали ных действий. 4.4.5. По окончании проверки аудиторы должны рассмотреть и про¬ анализировать все свои наблюдения, чтобы окончательно решить, какие из них должны быть показаны как несоответствия. На каждую обнаруженную при аудите несоответствие аудитор заполняет отдельную форму «Протокол несоответствия». В этом документе следует ясно и четко сформу-вать несоответствие и подтвердить ее доказательством. Каждому протокола неответе ности присваивается индивидуальный номер. Главный аудитор предоставляет все протоколы несоответствий КП и согласовывает с ним правильность их формулировок. 4.4.6. КП или ответственный за сферу деятельности, проверяется, предлагает необходимые корректирующие меры по каждой несоответствия и согласовывает их с аудитором. Назначение корректирующих мероприятий фиксируется с помощью их записи в «Протоколе несоответствия» с указанием планируемой даты исполнения. Копии указанных протоколов передаются КП, оригиналы остаются у главного аудитора к сдаче отчета. Если не удается прийти к единому мнению по вопросу назначения кори¬гувальних действий, то об этом сообщается ВОП, и решение принимается на уровне руководства предприятия. 4.4.7. В конце аудиторской проверки в подразделении аудиторы проводят заключительную совещание с участием работников подразделения, проверяется. Главный аудитор сообщает об основных результатах аудита, информирует о выявленных несоответствиях, дает им краткую оценку, докладывает о предназначены корректирующие меры. КП сообщает о сроках проведения коригуваль¬них действий и об ответственных за их выполнение, Участники совещания могут обсудить вопросы, которые возникают в связи с проведенным аудитом. И! конце совещания главный аудитор должен поблагодарить участников проверки за сотрудничество.